Conservation des documents
DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX :
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans. Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.
DOCUMENTS ET PIÈCES COMPTABLES :
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
DOCUMENTS FISCAUX :
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Ce délai de conservation concerne notamment les impôts, les cotisations, la tva...
DOCUMENTS SOCIAUX :
Les statuts doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la dissolution de l’association. Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans. Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
QUELLES SONT LES SANCTIONS EN CAS DE NON CONSERVATION DE VOS DOCUMENTS ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre association peut vous valoir des sanctions. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est «applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»