Assemblée générale ordinaire ; Une obligation ?

Les assemblées générales constituent pour les partenaires de l’association, notamment les Collectivités territoriales, les Banques et les Administrations l’une des principales références pour apprécier la crédibilité d’une association.
 

Dans une association de la loi 1901

La seule mention de l’assemblée générale dans la loi du 1er juillet 1901 se trouve à l’article 9 à propos de la dissolution de l’association : " En cas de dissolution… les biens de l’association seront dévolus… à défaut de disposition statutaire, suivant les règles déterminées en assemblée générale. "
 La loi du 1er juillet 1901 n’impose donc pas la tenue d’une assemblée générale ordinaire
 Dans une réponse qui lui était posée, un ministre a écrit : " La loi du 1er juillet 1901, relative au contrat d’association, a instauré un régime de liberté d’association que le Conseil constitutionnel a, dans sa décision du 16 juillet 1971, rangé " au nombre des principes fondamentaux reconnus par les lois de la République ". Ce texte législatif ne contient aucune disposition portant sur les clauses du contrat de droit civil conclu entre les adhérents que sont les statuts des associations. La rédaction de ceux-ci est donc parfaitement libre et laissée à l’entière appréciation des fondateurs. La loi de 1901 n’impose en particulier aucune modalité d’administration courante de l’association s’agissant de l’existence d’une assemblée générale […]

 Les obligations de mise en place d’une assemblée générale […] existe […] pour certaines catégories d’associations parmi lesquelles, en particulier, celles qui sont reconnues d’utilité publique, agréées par divers ministères ou affiliées à des fédérations sportives […]

Compte tenu de l’existence de ces diverses dispositions spécifiques au secteur associatif, il ne paraît pas opportun au Gouvernement, qui entend être le gardien vigilant du principe de la liberté associative, de modifier la loi de 1901 pour instaurer (…) une forme supplémentaire de contrôle sur les modes d’organisation des associations déclarées. "

En résumé :

La loi du 1er juillet 1901 n’oblige pas l’ensemble des associations à un fonctionnement démocratique. Toutefois, on ne voit pas comment une association pourrait fonctionner longtemps si ses membres ne pouvaient pas modifier les statuts pour s’adapter aux nouvelles circonstances, si ses dirigeants ne rendaient jamais compte de leur gestion et s’ils n’étaient jamais renouvelés.

Ce sont les statuts qui fixent les " règles du jeu ". Ainsi, bon nombre de questions relatives à l’assemblée générale trouvent leurs réponses, non dans des dispositions législatives ou réglementaires, mais dans les statuts de l’association.

Cependant…

En cas de rémunération d’un ou plusieurs dirigeants, l’association risque la fiscalisation (c’est-à-dire l’assujettissement aux impôts commerciaux) si ses statuts ne prévoient pas l’élection régulière et périodique de ses dirigeants, le contrôle effectif de sa gestion par ses membres et la transparence financière. (Article 6-III de la loi de finances pour 2002)
 

Dans une association cultuelle de la loi 1905

L’article 19 de la loi du 9 décembre 1905 concernant la séparation des Eglises et de l’Etat impose aux associations culturelles l’obligation de prévoir dans leurs statuts l’existence d’une assemblée générale chargée en particulier de contrôler et d’approuver la gestion financière et l’administration des biens de l’association par les administrateurs.
 

Les questions auxquels les statuts doivent répondre :
 

L’assemblée générale est-elle composée de tous les membres ?

Le principe est que l’assemblée réunit tous les membres y compris ceux des établissements. Faute de dispositions statutaires, tous les membres doivent être convoqués et ont voix délibérative.
Certaines catégories de membres peuvent être statutairement exclus de l’assemblée générale ou n’avoir qu’une voix consultative (et non délibérative) tels que les salariés, les amis ou sympathisants de l’association etc.
Les assemblées générales ne sont pas publiques et le bureau peut refuser la présence de personnes non prévues par les statuts.

Remarque : Les associations cultuelles convoquent généralement tous leurs membres aux assemblées générales.
 

Qui convoque l’assemblée générale ?

L’initiative de la convocation est attribuée :

• soit à une personne (Président ou Secrétaire par exemple),
• soit à un organe (Conseil d’administration ou bureau par exemple)
   

Dans le silence des statuts, ces mêmes personnes ou organes sont chargés de convoquer l’assemblée.

Cette convocation est une décision d’ordre juridique distincte des formalités matérielles nécessaires à son exécution. Ainsi, le président ou le conseil peut demander au secrétaire ou un salarié l’exécution matérielle de cette convocation.

Remarques : en cas de carence des dirigeants, il peut être prévu qu’une fraction des membres puisse convoquer l’assemblée générale.

Dans le cas où la possibilité d’une convocation par une fraction des membres n’était pas prévue dans les statuts, et en cas de carence des personnes ou organes qui ont statutairement le pouvoir matériel de convoquer l’assemblée générale, les membres doivent avoir recours au juge (en principe lors d’une instance en référé devant le tribunal de grande instance) qui ordonnera la réunion d’une assemblée ou procèdera à la désignation d’un administrateur provisoire chargée de réunir cette assemblée et de veiller à la régularité de sa tenue.
 

Qui détermine l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion de l’assemblée générale ?

En principe, l’ordre du jour est fixé par le Conseil d’administration et/ou le président. Toutefois, même si un président a le pouvoir matériel de convoquer la réunion, l’ordre du jour, en cas de convocation à l’initiative d’une fraction des membres, doit nécessairement être celui présenté par les requérants de la réunion et non celui du président.

L’ordre du jour doit être précis car :

• L’assemblée générale ne pourra valablement délibérer que sur les seuls points mis à l’ordre du jour.
• Toutefois, l’assemblée étant souveraine, elle pourra révoquer un administrateur ou un organe si une faute grave était révélé au cours des débats ; elle pourra également amender un projet de résolution inscrit à l’ordre du jour, à la condition que cet amendement reste mineur et qu’il ne s’apparente pas à une résolution nouvelle par son importance.
• Il ne pourra être mis fin à l’assemblée générale qu’après épuisement des points à l’ordre du jour. Ce dernier a un caractère impératif et le président de séance ne peut pas décider seul, de ne pas soumettre au vote une question inscrite régulièrement à l’ordre du jour.

Remarques :

• Dans les " questions diverses ", il ne pourra être débattu que de sujets mineurs n’ayant aucune incidence réelle sur l’activité à venir de l’association.
• Toute décision prise sur une question ne figurant pas dans l’ordre du jour pourra être annulée devant les tribunaux.
• La date de l’assemblée annuelle est librement décidée par les personnes ou organes chargés de la convocation, sauf si les statuts ont prévus explicitement un délai.
   

L’article 44 du décret du 16 mars 1906 prévoit que les comptes financiers des associations cultuelles sont dressés au plus tard avant l’expiration du premier semestre de l’année qui suivra celle à laquelle ils s’appliquent. Nous déduisons que l’assemblée générale obligatoire prévue à l’article 19 de la loi de 1905 doit se tenir au plus tard le 30 juin de chaque année.

Cet impératif existe également en cas de désignation obligatoire ou volontaire d’un commissaire aux comptes. Dans ce dernier cas, si ce délai ne peut être respecté, l’association doit demander la fixation d’un nouveau délai au Président du tribunal de grande instance, selon la procédure applicable aux sociétés. La convocation doit indiquer l’organe qui en a pris l’initiative, la date, l’heure, le lieu de la réunion et bien entendu, l’ordre du jour.
 

Quel est le mode de convocation ? Est-il imposé l’envoi de certains documents avec la convocation ?

Les convocations peuvent être individuelles (lettre simple ou recommandée) ou collectives (affichage, annonce dans le bulletin édité par l’association…).

En tout état de cause, nous recommandons un mode de convocation adéquat et permettant de prouver que tous les membres ont bien été convoqués. Selon la jurisprudence , l’emploi d’un procédé de convocation inadapté peut entraîner l’annulation de l’assemblée, même s’il a été prévu par les statuts.
Il n’existe aucune disposition légale imposant aux dirigeants de l’association, l’obligation de joindre à la convocation des informations ou des documents.

Néanmoins, selon la jurisprudence, une modification statutaire doit nécessairement être inscrit à l’ordre du jour pour pouvoir être discutée et adoptée et les membres doivent être préalablement informés des modifications envisagées.
De même, en cas de demande d’un membre de documents comptables ou autres, un refus des dirigeants jugé abusif pourrait justifier l’annulation de l’assemblée. Pour les juges, l’absence d’information peut constituer une entrave aux droits des membres. L’annulation dans ce cas serait fondée sur un vice de consentement.
En cas de demande de documents, il n’est pas interdit de demander aux membres de rembourser les frais engagés à cet effet.
 

Quel est le délai à respecter entre l’envoi de la convocation et l’assemblée générale ?

Faute de dispositions statutaires, le délai de convocation doit permettre aux membres :

• de prendre leur disposition pour assister à l’assemblée générale ;
• d’étudier les points mis à l’ordre du jour.

Quinze jours nous semble être un délai raisonnable (sauf s’il s’avérait qu’un délai plus important soit nécessaire pour étudier un des points de l’ordre du jour). La convocation pourra (et parfois devra) être accompagnée de certains documents (comptables par exemple) si ces derniers sont nécessaires à une réflexion préalable.
 

Y a-t-il un quorum ? Si oui, que se passe-t-il si le quorum n’est pas atteint ?

Afin de prouver que le quorum était atteint lors des délibérations, nous recommandons qu’une feuille de présence soit émargée par chaque participant et qu’elle soit certifiée par le bureau ou le Secrétaire (par exemple). La feuille de présence indique, le cas échéant, le nombre de voix dont dispose le signataire, en son nom personnel et en tant que représentant d’un membre absent. Les procurations seront annexées à la feuille de présence mentionnant les absents.
 

Quelles sont les compétences de l’assemblée générale ?

L’assemblée générale est l’organe souverain de l’association. En principe, ses attributions sont déterminées par les statuts. D’une façon générale, sa compétence s’étend sur toutes les questions qui n’ont pas été attribuées par les statuts au Conseil d’Administration.
 

Ainsi, généralement, l’assemblée générale annuelle (ordinaire) est traditionnellement compétente pour :

Approuver la situation morale de l’association exposée par le Président et le rapport financier présenté par le Trésorier sur les comptes de l’exercice clos. Le cas échéant les instances de contrôle et le commissaire aux comptes présentent également leurs rapports. La présentation de ces rapports est en principe suivie de débats. Le président doit laisser s’exprimer toutes les opinions. Il peut limiter la durée des interventions pour éviter tout abus ou excès ;

•  donner quitus aux administrateurs, c’est-à-dire qu’elle reconnaît qu’ils se sont acquittés de leurs tâches de manière à être déchargés de toute responsabilité vis-à-vis des membres adhérents ;
•  (Remarque : Le quitus de l’assemblée générale n’exonère pas les administrateurs de leur responsabilité pénale et n’a pas de valeur face à l’action publique. Il ne peut effacer le caractère délictueux des fautes commises.)
•  voter le budget de l’exercice suivant ;
•  élire et procéder, éventuellement, au renouvellement des membres du Conseil d’Administration ;
•  décider des actes touchant au patrimoine de l’association.
•  Elle est seule habilité à prendre des " actes de dispositions " tels que l’achat ou la vente d’un immeuble et, faute de précisions légales ou de dispositions statutaires, elle est compétente pour :
•  décider d’engager une action en justice ;
•  nommer et révoquer des dirigeants ;
•  exclure un membre ;
•  modifier les statuts

Rappel : Nonobstant toute clause contraire des statuts, les actes de gestion financière et l’administration légale des biens accomplis par les directeurs ou administrateurs des associations cultuelles doivent être, chaque année au moins, présentés au contrôle de l’assemblée générale des membres de l’association et soumis à son approbation. (Article 19 de la loi du 9 décembre 1905 ).

Un membre peut-il se faire représenter ? Si oui, par qui ? Le nombre de mandats de représentation est-il limité ?

Les statuts doivent décider si les votes sont personnels, s’il existe des procurations, si le vote par correspondance est autorisé etc. Selon la théorie générale des mandats, à défaut de précisions statutaires, le vote par procuration est de droit.
En principe, chaque membre dispose d’une voix. Dans le silence des statuts, le nombre de mandats pouvant être détenu par une personne est illimité. Si les statuts prévoient qu’un membre peut se faire représenter par un autre membre, le nombre de mandats de représentation que peut détenir une même personne pourra être limité afin d’éviter qu’une seule personne ne dispose d’un trop grand pouvoir. Le mandataire doit être membre de l’association, sauf stipulations contraires des statuts.
Comme toute irrégularité, l’utilisation par un membre d’un nombre de mandats supérieur à la limite autorisée par les statuts peut entraîner (dans un délai de 5 ans) l’annulation des décisions prises. Cependant, les magistrats refusent généralement d’annuler une réunion si l’irrégularité est sans incidence sur les décisions intervenues et n’a pu altérer la sincérité du vote.

Pour être pratique…

Si les membres peuvent se faire représenter, nous conseillons de joindre à la convocation, un formulaire de pouvoir dont voici un modèle :
Je soussigné M … demeurant … membre de l’association … donne pouvoir à M … demeurant … aux fins de me représenter à l’assemblée générale du …/…/… à … h, de prendre en mon nom toutes décisions et de participer à tous les votes prévus à l’ordre du jour.
Fait à … le …
Signature précédée de la mention manuscrite " Bon pour pouvoir ".
 

En cas de procuration en blanc, adressée au siège social, le président a le droit de les attribuer aux personnes de son choix. Ces derniers doivent les accepter. Les statuts fixent librement le mode de scrutin : à main levée ou à bulletin secret. La majorité est elle aussi fixée par les statuts. Dans le silence des statuts, la majorité simple s’applique.
 

Le vote par correspondance

Le vote par correspondance n’est possible que lorsque les statuts le prévoient expressément. Il faut savoir que ce type de vote impose des contraintes et nécessite la mise en place de mesures de contrôle afin de garantir la régularité du scrutin.

En pratique :

1. Chaque membre de l’association désirant voter par correspondance doit insérer son bulletin dans une enveloppe cachetée ne comportant aucun signe distinctif ;
 2. Cette enveloppe est elle-même introduite dans une autre enveloppe sur lequel est inscrit le nom du votant afin de permettre l’émargement des listes électorales ;
 3. Le dépouillement doit avoir lieu devant deux scrutateurs au moins ou de préférence devant huissier.
Ce procédé implique entre autre l’envoi suffisamment à l’avance du matériel de vote (enveloppes, bulletins etc.).
Nous déconseillons ce mode de vote très difficile à gérer et source de nombreuses difficultés.
 

Quel type de majorité pour l’adoption des décisions ?

Supposons qu’une association soit composée de 100 membres. 80 d’entre eux sont présents lors de l’assemblée générale et 10 sont représentés. Lors du vote, 60 personnes se sont exprimées (les autres se sont abstenus ou ont voté blanc).

• La décision sera adoptée à la majorité des membres si elle remporte (100 : 2) + 1 = 51 voix ;
• Elle sera adoptée à la majorité des membres présents si elle remporte (80 : 2) + 1 = 41 voix ;
• Elle sera adoptée à la majorité des membres présents ou représentés si elle remporte (90 : 2) + 1 = 46 voix ;
• Elle sera adoptée à la majorité des suffrages exprimés si elle remporte (60 : 2) + 1 = 31 voix.
   

L’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire, est appelée en principe à se prononcer, uniquement sur les décisions les plus importantes et les plus graves concernant la vie de l’association : modification des statuts, dissolution de l’association, dévolution des biens, sa fusion ou sa transformation. C’est pourquoi, les règles de délais, quorum et de majorité sont souvent plus strictes que lorsqu’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire.

A ne pas confondre…

Une assemblée générale ordinaire peut se réunir de manière exceptionnelle, c’est à dire en dehors de l’assemblée générale annuelle. C’est le cas chaque fois qu’il est nécessaire de résoudre des problèmes importants et urgents pour lesquels il est impossible d’attendre l’assemblée générale annuelle.

Par une maladresse de rédaction, l’assemblée générale extraordinaire se confond souvent avec l’assemblée générale ordinaire convoquée exceptionnellement.
 

Pour terminer sur le thème de l’assemblée générale :

Le présent développement n’est pas exhaustif. Il n’aborde pas les aspects moraux et spirituels de l’assemblée générale. Nous souhaitons qu’il vous permette de faire le point sur le sujet et, peut-être, de modifier vos statuts afin de les affiner.

Enfin, nous rappelons que les conditions imposées par les statuts pour tous les points abordés ci-dessus doivent être respectées sous peine d’annulation des décisions prises.

– La demande d’annulation peut être déposée par un membre auprès du tribunal pendant un délai de cinq ans (article 1304 du Code Civil).