L’assemblée générale, temps fort de la vie d’une association
L’assemblée générale d’une association peut être bien mieux qu’un « passage obligé » ou une rencontre formelle. Avec un peu de méthode et d’imagination, ce moment essentiel du projet collectif se transforme en temps fort. (article écrit par Radio Evasion)
Un passage pas obligé mais important
Rien dans la loi 1901 sur les associations n’impose d’assemblée générale annuelle. Ce sont les statuts de l’association qui la prévoient (ou pas). Ceci dit, les interlocuteurs institutionnels ou les banques demandent souvent des procès verbaux d’assemblée générale pour attester d’un projet et d’une activité, donc, de fait, on peut difficilement se passer d’organiser au moins une assemblée générale annuelle. Comme c’est l’occasion pour les adhérents de l’association d’approuver les comptes, elle est organisée après la clôture de ces derniers (en début d’année civile ou en septembre si l’association fonctionne sur l’année scolaire). Mais attention à ne pas trop la retarder …
C’est aussi le moment de faire le point sur son activité et son projet associatif (rapport moral), de renouveler les adhésions et les administrateurs (élections d’un bureau classique avec présidence, secrétariat et trésorerie, ou autres représentants selon le mode de gouvernance).
Au-delà de l’aspect formel et fonctionnel, l’assemblée générale marque parfois le seul moment de l’année où tous les adhérents d’une association peuvent se retrouver et échanger. D’où l’importance d’en faire aussi un moment réussi.
Au-delà de l’assemblée générale formelle, quelques idées pour animer l’AG
Même si c’est important de présenter les comptes et les activités par souci de transparence, inutile d’être exhaustif, ça pourrait être fastidieux pour l’assistance… Mieux vaut une présentation rapide des grandes lignes du budget et de l’action de l’association qui laisse ensuite la discussion et les échanges s’ouvrir rapidement. Ces échanges peuvent d’ailleurs avoir lieu en petits groupes qui peuvent poser leurs questions aux administrateurs, lesquels « tournent » d’un groupe à l’autre.
Pour attirer davantage d’adhérents ou en recruter de nouveaux, l’AG peut être assortie d’un temps convivial ou d’interventions extérieures (conférence de spécialistes ou de partenaires) ou encore d’ateliers de pratique (sport, art…) en lien avec l’activité associative. Le tout est de faire preuve d’imagination pour renouveler chaque année l’exercice et faire de chaque assemblée générale un moment unique et véritablement collectif.
Guillaume Hardy, conseiller à la vie associative à l'Espace Associatif, vous en dit plus dans la chronique de la vie associative de Radio évasion > Ecouter la chronique
Le procès-verbal de réunion associative
Le procès-verbal est un document formel qui rend officielles les décisions prises en bureau, conseil d’administration ou assemblée générale d’association. Les rédiger avec rigueur et précision facilitera la vie associative ! (article écrit par Radio Evasion)
C’est la charnière entre les objectifs et les actions concrètes. Le procès-verbal officialise les décisions prises lors des réunions statutaires des associations : réunions de bureau, conseil d’administration ou assemblée générale. Ce document sort du cadre de l’association puisqu’il est remis à la préfecture lors des grandes étapes de vie associative (changement des responsables, des statuts, dissolution), à une collectivité qui subventionnel l’association, à la banque qui tient le compte ou l’assurance.
Moins détaillé que le compte-rendu, le procès-verbal est plus formel. Doivent y figurer le nom de l’association, la date, le lieu, le type de réunion, les modalités de convocation, l’objet, les personnes présentes/absentes, qui préside, qui est secrétaire, et l’ordre du jour avec, point par point, les décisions prises (et modalités de vote).
L’avantage de rédiger un bon PV (mieux vaut être deux à prendre les notes) est d’aider concrètement au passage à l’action : si les décisions sont clairement notées, avec des objectifs, une personne en charge et un délai (sous forme de tableau par exemple), l’exécution de ces décisions n’en sera que plus facile. En cas de problème juridique, le PV pourra aussi être utile.
Guillaume Hardy vous en dit plus dans la chronique de la vie associative de Radio évasion > Ecouter la chronique